Iniciar un proyecto tecnológico sin definir correctamente la necesidad puede generar retrasos, sobrecostos, cambios constantes y una solución que no responda a los procesos reales de la empresa.

Antes de contratar un sistema, una página web, una automatización o cualquier otra plataforma, es necesario comprender el problema, los objetivos, los usuarios involucrados, la información utilizada y los resultados esperados.

Un proyecto tecnológico no debe comenzar por la herramienta.

Debe comenzar por el problema que la empresa necesita resolver.

Define el Problema y el Objetivo

Solicitar “un sistema”, “una página web” o “una automatización” no constituye todavía un requerimiento completo. Primero debe explicarse qué situación se desea mejorar y qué resultado espera obtener la organización.

• ¿Qué problema existe actualmente?
• ¿Qué actividades generan demoras o errores?
• ¿Qué información se registra, consulta o procesa?
• ¿Qué áreas y usuarios participan?
• ¿Qué riesgos o limitaciones existen?
• ¿Qué resultado debe obtener la empresa?

Analiza el Proceso Actual

Comprender la situación actual permite identificar actividades, responsables, reglas, documentos, sistemas y puntos críticos. Este análisis ayuda a determinar qué debe mantenerse, qué puede mejorarse y qué tareas podrían automatizarse.

• Actividades: tareas que forman parte del proceso.
• Responsables: personas y áreas que participan.
• Información: documentos, archivos y datos utilizados.
• Reglas: validaciones y condiciones que deben cumplirse.
• Sistemas: plataformas y herramientas involucradas.
• Puntos críticos: demoras, errores, duplicidades y reprocesos.

Convierte la Necesidad en Requerimientos

Los requerimientos deben explicar qué debe hacer la solución, quién utilizará cada función, qué información será necesaria y qué condiciones deben cumplirse para considerar que el resultado es correcto.

• Requisitos funcionales: operaciones y funcionalidades que debe realizar la solución.
• Requisitos no funcionales: condiciones de rendimiento, disponibilidad, compatibilidad y capacidad.
• Reglas de negocio: validaciones, cálculos, restricciones y condiciones aplicadas al proceso.
• Usuarios y permisos: perfiles, responsabilidades y niveles de acceso.
• Integraciones: intercambio de información con sistemas o servicios externos.
• Criterios de aceptación: condiciones que permitirán validar cada funcionalidad.

Define Claramente el Alcance

El alcance establece qué será implementado, qué quedará fuera y qué entregables recibirá el cliente. También permite identificar responsabilidades, dependencias y restricciones antes de establecer el plazo y el costo.

• Funcionalidades incluidas.
• Funcionalidades excluidas.
• Entregables del proyecto.
• Responsabilidades del cliente y del proveedor.
• Supuestos y restricciones.
• Dependencias de plataformas o terceros.
• Fases y prioridades de implementación.
• Procedimiento para gestionar cambios.

Evalúa las Alternativas Disponibles

No todas las necesidades requieren desarrollar una solución desde cero. Dependiendo del proceso, puede ser más conveniente configurar una plataforma existente, integrar varias herramientas, automatizar tareas específicas o implementar el proyecto por etapas.

La evaluación debe considerar funcionalidad, costo total, plazo, seguridad, mantenimiento, capacidad de crecimiento, facilidad de administración y dependencia de proveedores.

Identifica Riesgos y Dependencias

Un proyecto puede depender de información, accesos, proveedores, integraciones, aprobaciones o contenidos que no se encuentran bajo el control directo del equipo de implementación.

• Disponibilidad de usuarios para validar requerimientos.
• Entrega de información y contenidos.
• Acceso a sistemas y plataformas existentes.
• Documentación de servicios externos.
• Aprobación de proveedores o pasarelas.
• Calidad de los datos que serán migrados.
• Compatibilidad con la infraestructura disponible.

Valida Antes de Iniciar la Implementación

Antes de aprobar el proyecto, los responsables deben revisar el alcance, los flujos, los requerimientos, los entregables y los criterios de aceptación. Esta validación reduce interpretaciones diferentes entre el cliente y el proveedor.

Una definición correcta no elimina todos los cambios, pero permite identificar su impacto y gestionarlos de manera ordenada, evitando que el proyecto pierda el objetivo original.

Conclusión

Definir un proyecto tecnológico antes de invertir permite tomar mejores decisiones, comparar alternativas, reducir riesgos y establecer expectativas realistas sobre el plazo, el costo y los resultados.

En SIS4NEG analizamos procesos, necesidades y requerimientos para ayudarte a definir soluciones viables y proyectos con un alcance claro.

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